财务追债

财务人员对财务信息、财务数据最为敏感,在财务人员的眼中,企业是资金处于流动的、处于收付状态的一个实体,任何一项资金退出企业的这种流动系统都应会引起财务人员的注意。财务人员的记帐功能为人所共知,在企业投入市场经济的今天,这种记帐功能是远远不够的,他(她)们应能为企业的管理活动提供数据化、文字化的服务功能。
做为财务人员,特别是负责应收帐记载的人员以及负责核算、总帐分析和记录的人员应对与本企业有业务、购销往来的客户的整体情况,比如销售、收款、付款发货的日记帐、历年的往来总帐等有一个全面的、清楚的印象,一旦发现客户未按合同的规定付款、拖欠货款、出现货损情况、某些开支不符合财务制度等等问题,应及时通知销售部业务人员及讨债人员、有关负责人进行清查、征讨,或者以本企业财务部的名义通过向对方发函、通话、拍电报、去人等方式要求与对方核对帐目,说明拖欠货款的情况,催促对方予以解决。这种工作应定期化制度化。实践表明,这种工作越做得早、做得全,就越能避免债务的久拖不决
由于销售工作的全过程涉及到采购、生产、仓储、货运、广告宣传、市场、价格新老客户等各方面,涉及面广、时间跨度大,加之商业信用制度不健全,特别是买卖双方不在同地、甚至相距甚远,在销售过程中各种不定因素都有可能发生,比如,双方签订合同时规定的品种可能由于种种原因卖方供不出货,或买方基于市场原因不想要某一品种的货;卖方发货的数量与货到买方手中所验收的数量不符;签订合同时的价格与买方由于销售等其他方面的原因要求进行价格调整所产生的矛盾;买卖双方就运输费、退货、广告宣传费等方面产生的矛盾,等等,这些因素都会直接或间接地影响到卖买双方的债权债务关系,使双方的债权债务关系发生变化,这些变化按道理都应在财务的客户应收帐页上得到反映,财务根据这些变化就可以了解到客户的动态的债务情况。现实工作中,由于这些矛盾不能一下子解决而带来的财务记帐的滞后性以及因销售部与财务部未能建立通畅的及时的信息传递和处理系统而带来的财务帐记载不能全面及时地反映客户的真实债权债务关系,但无论如何,财务人员应及时地向有关人员包括业务人员反映这种动态的债务情况。
财务人员在收集和整理好这些动态的债务情况后,可在讨债人员的监督和指导下制定出讨债通知制度,即制作付款通知单”或“催款通知书”,打印成册,在抬头上写出欠款客户全称、所欠货款的数额、时间,并写上希望结清货款予以合作等字眼,盖上公司的公章,写上日期并复印留底,向各欠债客户分发。向邮局寄发时应使用挂号信,保留存根以便日后查找。在每一份留底上写明哪一个客户、大致内容、寄信日期并归入客户档案。下面是一份“催款通知书”的式样。
催款通知书的
××公司(客户):
贵公司自××年以来与我单位发生业务往来的总额为×元,截止到××年×月×日;贵公司已付×元,尚欠×元,请接到此通知书×日之内与我公司财务部对帐,并归还余额,谢谢合作。
×公司
×年×月×日
制作“催款通知书”或“付款通知单”,不仅可以通过这种形式引起有关客户的注意,因为有些客户可能因工作忙而忽视了货款的及时给付,或因为有些争议未解决而拖欠货款,此举可以促使其早日与卖方取得联系,解决它们之间的纠纷,而且这样做是基于法律上诉讼时效的规定而设立的,根据法律规定,对于一般的债务卖方要求买方给付所欠货款的诉讼请求(目前可能是最强的保护手段)应从其已知或应知其权利被侵害时起两年内提出,因质量纠纷而引起的赔偿请求则为一年,超过这个时间,卖方将有可能丧失通过诉讼手段索回欠款的权利。同时法律又规定,如果卖方在诉讼时效内有证据证明其已向买方有征讨债务的行为,诉讼时效规定的两年或一年应该中断,已过去的时间作废,卖方主张债权时间可以重新以上次征讨债务的时间起算至两年或一年以后。财务讨债所发出的“催款通知书”或“付款通知单”实:质上是使诉讼时效延长,使卖方能在较充裕的时间内向买方征讨债务而不致超过诉讼时效的规定,这一点是非常有利的。
对于财务部门发出的“催款通知书”或“付款通知单”对方的态度和做出的反应可能有以下几种:
(1)置之不理,不给任何回音。
(2)寄来买方的帐务记载,并指出卖方帐务记载的错误并提供证据,说明双方货款已结清。
(3)表示有些问题双方未能解决暂缓给付,并说明在搞清双方的债权债务关系的前提下愿对实际的债务负责(由于双方认知上的差池,可能双方记帐上有出入,也可能有些费用在卖方的帐上未得到反映,比如业务员的借款、广告费等费用,而在买方帐上有反映
(4)确认债务,并说明暂时还款困难,要求延期付款
(5)偿付拖欠的款项。
对于买方的不同态度,卖方应针对不同的情况制定对策。(1)针对第一种情况,卖方应不厌其烦地再行寄发催款通知书,或通知电话、电报与对方联系,或直接上门讨债,或诉诸法律手段解决。
(2)认真审阅对方寄来的对帐单和有关证据,如是确是实情,应及时进行帐务处理;如果不是实情,应通知讨债人员进行下一步的工作。
(3)对于第三种情况,应继续与对方联系,并通知有关部门与买方展开协商,力争早日解决双方之间的问题。
(4)对于第四种情况,应通知有关部门,与对方议定还款的时间限度。
需要强调的是卖方对其财务或讨债人员通过财务的催款行动应有“打持久战”的思想,坚持不懈,不能因暂时毫无结果就放弃。催款行动也可直接派人与对方协商、交流,对64方在长期的、多次的催讨行为中一般都会有所表示,这样,卖方的目的就达到了。
另外,卖方财务的催款通知应制定计划,使这项工作制度化、定期化,一般3个月或半年一次,并做好记录,保留复印件,归入客户档案。这些都是重要的证据,是日后通过其他方式讨债的一种证据
实际中通过财务追债还有一些需要注意的问题,由于双方业务往来中存在着许多不定的、变化着的因素,这些变化较频繁,加上企业管理中存在着或多或少的漏洞,销售部、财务部之间可能未建立一种十分通畅的传输途径,使得这种不定的、变化着的因素可能在财务部的应收帐页上未得到全面反映,财务人员的催款通知所凭借的应收帐就存在着不能全面正确反映双方债权债务的现象,虽然财务人员可以在向对方发出催款通知并得到对方寄来的对帐单上进行补遗工作,但对方若置之不理,不寄对帐单,而双方又相距遥远,所欠金额又不大不值得跑一次又如何办呢?所以财会人员在发出催款通知单之前应收集客户的应收帐页,与讨债人员取得联系,取得有关销售资料,特别是有关协议、货运单等,特别是通过讨债人员取得对当时的经办业务员的陈述和回忆,这样可以较全面、正确地了解到实际的债务情况。当然,由于财会人员本身的工作较繁忙,不可能也没有必要去查有关销售档案,与经办业务员交谈等,这些工作可由本企业专司讨债的工作人员去做,并在讨债人员的指导下,汇总各方面的资料,使债务关系具体化,明朗化,再以财务的名义向对方发出催款通知。
陕西某地在中发公司的应收帐上有近90万元的欠款,财会发出催款通知书后,不久即收到对方的回函,声称双方的债务关系已经解决,并附上有关的协议,上面证实双方早在几年前已就货款的清结问题达成协议,双方的权利义务已经结束,经确认后属实,遂解决了一宗纠缠很久的债务纠纷。