虽然在收款过程中电话和传真机使用普遍，收账信仍发挥着重要作用，因为收账信的优点不可忽视：可以一次性发给众多的客户，价格便宜，较为正式，可以通过其设计精美的格式和内容提高企业的信用管理形象；与传真相比，拥有更大的私密性。一封成功收账信的撰写与发放原则有以下几点：
1.收账信写作要点
信尾要有发信人的签名，并写明职位与职权，注明电话，方便对方回话。
(1)明确具体。收账信收信人要明确到客户方的某个人或某个职位；
(2)简明扼要。语言要简明直接，没有套话，长度一般限于一页纸以内。
(3)清楚正确。要求支付的欠款金额要写在信前部的突出位置，款项数额必须正确无误；信中一定要说明欠款的来龙去脉，必要时可以附上一张清单复印件。
(4)措辞坚定而且权威。必须明确地向债务人传递一个信息，您需要他按照双方约定的确切时间付款，不要过多地使用谦恭性的语言。信函的结束处一定要给对方确定的付款或回复信函的时间，最后以非常婉转而客观的态度告诉客户，如果未履行付款要求会有什么后果。
2.收账信的书写与发放
(1)逾期15天未付，发出第一封收账信。该信应直截了当，提醒客户未付的账单。
样例1：
尊敬的赵先生：
贵公司所欠我公司的货款人民币200000.00元，到期日为2008年6月1日，现已超过信用期限15天，我方至今未收到该笔款项。敬请责公司查明原因，并即刻将该笔款项汇至我公司账户。
根据双方的合同，我方已如期履行了应尽的责任和义务。同时，我们也希望贵公司尽快履行付款责任。双方今后良好的合作关系需要我们共同的努力和支持。谢谢合作!
另附：订单、发票复印件
签章：
财务部助理
电话：
(2)逾期30天未付，发出第二封收账信。这封信语气要坚定，提出要求客户付款的明确期限。另外，签署人级别应高于第一封信，表明对该笔欠款的关注。
样例2：
尊敬的赵先生：
贵公司所欠我公司的货款人民币200000.00元，已引起我公司领导和财务部门的高度注意。希望责公司迅速与我们联系，并对于未能及时付款的原因做出合理解释，给我们打电话或写信均可。如有需要我们协助的地方也请尽快通知我们。
责公司是我们信用良好的客户，我们非常重视双方的合作，我们也衷心地期望责公司的信用等级仍然能够在我公司保持不变，以保持今后长远的合作关系。因此，请贵公司迅速将欠款归还我们，或立即做出合理的解释。
签章：
信用主管
电话：
(3)超期60天，发出第三封收账信。这封信语气要强硬、坚决，表明将要采取的措施，礼貌而坚定会增强效果。
样例3：
尊敬的赵先生：
我公司至今既没有得到贵公司所欠的200000.00元货款，也没有得到关于不能及时付款原因的答复，此款项已经超过信用期限两个月，贵公司应理解我方的心情和处境。为此我们不得不考虑将此笔拖欠款项列为重点案件，交由相应的部门处理。
我们不希望贵公司的名字带上信誉不佳的头衔公布于世，也不希望责公司的信誉等级在业内同行中降低。但是贵公司如仍不付款，我们只好求助于专业机构来解决货款回收问题了。
请见信后务必于x年x月x日前将拖欠的200000.00元账款支付我公司。
签章：
信用主管
电话：
(4)超期90天，发出最后的提醒信。本信函是最后的提醒信，所以在信的开头要提到客户对付款的消极反映，措辞要严厉。
样例4：
尊敬的xxx先生：
由于我们数次写信提醒贵公司支付拖欠200000.00元账款而未获答复，我们只好正式地通知贵公司，我公司将马上向贵公司采取严厉的追讨行动，这意味着我们将采取一切可能的手段，包括委托代理机构追讨和法律诉讼。
我想这种结果我们双方都不愿看到，因为这意味着责公司将不仅最终支付全部拖欠账款(包含利息)，而且承担有关的费用(如败诉后的法律费用等)。如责公司不愿引起这些麻烦，请于x年x月x日前向我方支付拖欠的账款，共计200000.00元，否则我们届时将采取严厉的追讨措施。
签章：
信用主管
电话：
(5)诉讼前的最后付款要求。为起到重要提醒作用,本信函可打印成红色;措辞应是对拖欠实施措施的陈述,而非威胁。另外,在法庭上可能要出示此信的复印件。
样例5:
最后付款要求
特此通知
尊敬的×××先生/小姐:
贵公司对我们关于×月×日第××x号发票下货款2000000元的付款提醒信至今没有任何答复。我们遗憾地通知贵公司,请速付清该款项,或在X月日前将付款事宜安排妥当,否则,我们将正式提起法律诉讼以追回包括过期利息在内的货款及所有法律费用。
我们已安排xxx律师事务所准备所需的有关法律文件,准备于月×日正式提起诉讼。在正式提起诉讼之前我们不再另行通知。
签章：
信用主管
电话：
收账信的力度应依次递增,逐渐加大对客户的收账压力。但由于收账信属于单方面的联系方式,不易引起对方的重视,不能及时得到答复,收账力度较小,应与其他收账方式配合使用。
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