讨债人员与财务部门的关糸

讨债人员与财务部门的关系是密不可分的。通过财务部门,讨债人员可以获得本单位在外的欠款总额、欠款是如何形成的、有哪些财务凭证可以证明等等财务资料,正是这些财务资料为讨债人员勾画出整个债务情况的基本轮廓。
由于讨债人员需经常了解有关的财务信息和资料,但又无专门的财会人员配合工作,所以讨债人员经常来往于财务部门之间,而财务人员本身事务繁忙,加之对讨债工作的工作内容不甚了解,讨债人员与财务人员可能会发生磨擦,从而影响正常的讨债工作。讨债人员与财务人员应对彼此的工作性质及时间安排等进行协商,讨债人员,应学会看账,在征得财务人员同意的前提下尽量自己亲自查账,有不懂的问题可以记录下来,集中在一起询问财务人员,财会人员在可能的情况下,应主动、积极地配合讨债人员工作,并就有关问题发表自己的意见。
强调财会人员积极主动的工作的意义在于,只有财会人员对企业的资金情况最为敏感,企业被拖欠货款的情况可能是财会人员最先知道。
随着改革开放的深入,各种经济成份的企业单位包括三资企业、私营企业、个体经济户等越来越关心其经济效益,注重投入产出的比率,注重各种能提供管理帮助的信息的收集,这些都与企业单位的财务有着不可分割的关系。财务人员不仅担负着记帐的功能,更在于能以财务的角度为企业提供管理信息;企业的流动资金的运转情况、产成品所占资金的比率、销售额、各部门的资金运用是否合理等都是十分重要的信息。当企业的产品由于种种原因送出去却收不回货款时,这部分资金就会退出企业的资金流动,使企业的再生产受到影响,生产规模就会相应减小,而当这部分应收款所占的比例很大时,财会人员应及时把这些信息提供给总经理(厂长)、销售部及有关人员,总经理等视情况或请法律顾问或成立债务清理小组及时对债务进行清理。
中发公司是全国饮料界的先锋之一,“珠江水”的分子、公司随着“珠江水”的潮起潮落,几度浮沉,特别是1988年、1989年伴随着全国经济的全面滑坡,中发公司的各种饮料大量积压,被大批甩卖,易拉罐饮料大量漏罐,企业因政策、市场、质量等原因使其百债缠身,损失惨重,截止到1992年9月为止,在外债务已达1000万元左右,企业已处于倒闭的边缘,以前的业务员包括其它部门的人员多数都已离开公司后来,经过调整和其它股东参股,注入资金,并结合国外饮料的发展趋势,引进先进设备,开发新潮饮品,企业才勉强运转起来,面对企业1000万元左右债务的负担,董事会决定成立法律顾问室,对债务进行全面的清理。
其具体清理步骤如下:一
第一步:在法律顾问室人员的指导下,由财会人员对以前的各客户的业务情况进行全面清查,具体来讲就是通过财务的应收帐页,从中找出那些在应收帐页上最终反映为“借方”的客户,这里的“借方”所记载的数额可暂认定为其它单位拖欠本单位的货款,实际上是否欠款,欠多少有待日后通过其它方式弄清楚。这样,就可以把应收帐页上反映为“借方”的客户的名称、所欠金额等列出来。通过这种方式债务清理人员及财会人员就能对本公司在外被拖欠的债务有一个较为全面的了解。
第二步:在第一步的基础上,对每一体现为“借方”的客户在应收帐页上所记载的业务往来进行浏览,找出此客户与本单位之间最后一次发生业务往来的年、月、日,并附在这个客户的名称、金额之后。这里说的“最后一次发生业务往来”是指我方或客户最后一次送货或提货的时间,或者我方或客户最后一次收款或汇款的时间,也指我方与客户之间达成某种协议的时间。把本公司与客户最后一次发生业务往来的时间提出来,不仅在于这样能使债务清理人员及其他人员了解本公司被外单位拖欠债务距今有多少时间,正确评价这种债务的追索效果,而且是基于《民事诉讼法》中关于诉讼时效即法定的追讨债务的时间的规定的,一般来说,如果不是具有特殊的原因,超过法律规定的追讨债务的时间,则将丧失通过法律手段讨回欠款的权利。《民法通则》第135、137条规定:诉讼时效期间从知道或者应当知道权利被侵害时起计算,向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为2年,这里指的“已知或应知其权利被侵害”可以以前面所提的双方最后一次发生业务往来的时间为起点进行推算。当然,如果企业之间以后就还款等问题达成协议或有其他追讨行为等,就不在此限
第三步：将拖欠债务的单位按照省份分类，同一省份的客户归为一类，同一市的最好也能编在一起，以便处理。
第四步:当企业将欠款客户按最后一次发生业务往来的时间先后排定次序后,参照《民事诉讼法》(新版)关于诉讼时效“一般为两年,因产品质量引起的纠纷的诉讼时效为年”等的规定,划定轻重缓急,对接近或已超过诉讼时效规定的,数额较大的,在能力许可的前提下,重点清查.以防止应得的权利得不到保障。因为我国民事诉讼法规定,对于超过诉讼时效提出的起诉,法院原则上不予受理,即使受理,企业也会最终丧失通过诉讼程序取得补偿的“胜诉权”,但基于不可抵抗的自然灾害、社会、经济原因等特殊理由而超过诉讼时效的可以除外。这里需要加以说明的是,即使因此法院不受理,企业仍可通过非诉讼的其他办法追讨债务,如协商、调解等,一旦对方有还款的承诺并有某种能得到承认的证明,此种超过诉讼时效的债务仍需清偿
从理论上讲,企业的债权并不因时间的推移而丧失,但法律之所以要规定一定的诉讼时效,是希望借此提醒,事实上是命令企业对自己的债权债务应及时清理,因为债权债务可能会随着时间的推移及各方面的变动,使有关的事实变得模糊不清,处理起来困难较大,甚至无从查起。所以企业一旦发现自己的债务已过诉讼时效,应立即着手通过非诉讼的手段来解决
许多企业在征讨债务中不了解诉讼时效的规定,或知之不多,使债务面临流失的危险,除此之外,企业还应了解诉讼时效如何起算。诉讼时效什么情况下算中断、中止,何时可重新起算。诉讼时效并不是从双方签订合同时开始起算两年的,也不是以发货时间或收取部分货款起算的,而是以债权单位“已知或应知自己的权利被侵害时”算起的·“已知”即债权人主观上已发现、已知道其他单位欠自已的货款,而“应知”是虽然债权人主观上并不知道自己的权利受到侵害,但从各方面的推理及认定,即债权人因疏忽大意应该知道但却未予足够的重视,这种情况也推断为债权人知道
那么,已知或应知以什么为标准呢?举个例子说明。
甲方与乙方于1990年3月2日签订了一份购销合同合同规定:甲方代办运输并应在1990年4月15日前将货物交给甲方所在地的火车站办理货运事宜,由乙方在火车站验收合格后就算履行了交货义务。乙方应在6月15日前将货款交给甲方。甲方按约于1990年4月12日将货交给甲方所在地的火车站,由乙方派人验收合格后交付运输,货款连同运输费,其它费用共计21万元。货物交付后,乙方到6月15日前未按合同规定的时间付款。甲方由于业务繁忙,加之经办业务员又辞职离开了公司,所以对乙方未能付款始终未予追索。那么,甲方可以主张债权的时效期(诉讼时效)应以哪个时间起算呢?
根据法律规定,甲方虽业务繁忙或其它多种客观原因不知其权利受到侵害,对其应得债权未予追索,但其应在1990年6月15日起就知道其权利受到侵害,所以诉讼时效应以1990年6月15日时起算两年内即至1992年6月15日为止甲方有权主张其债权,过期则丧失胜诉权
但如果甲方在1990年6月15日还未收到货款的情况下,于1991年1月15日去电报催款,并有电报底稿及邮电部门的存根可以证明,那么这个时候根据法律规定就可认定为诉讼时效中断,诉讼时效应重新自1991年月15日起算至1993年月15日,自1990年6月15日至1991年1月15日过去的半年作废,不应包括在两年诉讼时效以内。及至1991年12月15日在乙方还未还款的情况下甲方派人亲赴乙方处催要货款未果,那么诉讼时效又再次中断已过去的11个月又自行作废,诉讼时效又从1991年12月15日起算至1993年12月15日止,甲方有权向法院对乙方提出诉讼
诉讼时效的中止是指在诉讼时效期间的最后6个月内.因不可抗力或者其他障碍不能行使请求权的,诉讼时效中止从中止时效的原因消除之日起,诉讼时效期间重新计算
中发公司与华南某市制罐厂因易拉罐空罐的质量问题发生争执中发公司以质量存在问题向法院提起诉讼。依据法律规定,关于对产品质量引起的纠纷的诉讼时效期为12个月即1年。双方签订购买易拉罐合同的时间为1990年3月20日,中发公司提起诉讼的时间为1992年8月20日,从以上所列时间来看,是早已超过了产品质量12个月的诉讼时效。某制罐厂在答辩状中特别提到合同中第七条的规定:“发货之日起一年内质量有问题由有权威的第三者仲裁。”本案中,被告供货给起诉人的时间是1990年4月17日至5月13日,因此,起诉人向被告就被告供给的易拉罐问题提出索赔的期限为1991年5月13日前,也即是起诉人在1991年5月13日前才有权对被告提起索赔诉讼。而起诉人在1991年5月13日前从未对被告提起此类诉讼。本案原告是1992年8月20日向XX法院对被告提起的索赔诉讼,而1992年8月20日已超过1991年5月13日的索赔期限,因此据最高人民法院《关于贯彻执行(经济合同法〉若干问题的意见》中“三、关于诉讼时效问题的对于合同规定有索赔期限而逾期起诉的,应不予受理’的规定,法院应不予受理原告提起的诉讼。现鉴于本案已经受理,望法院依法裁定驳回原告的起诉。”
以上是某制罐厂答辩词中的一部分,双方争论的焦点是如何定诉讼时效的问题。国务院1986年《工业产品质量责任条例》第六章第二十二条明确规定:除国家另有规定外,质量责任的仲裁请求和起诉,应从当事人知悉或应当知悉权益受侵害之日起一年内提出这里的“提出”按“最高人民法院关于贯彻执行《中华人民共和国民法通则》若干问题的意见(试行)第173条规定”是权利人提出权利要求,这种权利要求即可以向对方提出,也可以提起诉讼。所以很明显,诉讼时效可以既因权利人向对方提出权利而中断,也可以因权利人向法院或仲裁机构提出权利而中断也就是说答辩人(即被告)在签辩状中混淆了诉讼时效可以因权利人向对方提出权利而中断这一点。
被告认为,中发公司在1991年5月13日前未提出索赔诉讼,按以上的解释其实是说中发公司未向被告提出索赔即权利主张。中发公司列举以下几条予以反驳:
1.199年5月-1990年9月间,我公司曾多次通过电话向制罐厂反映易拉罐空罐的质量问题。
2.1990年9月24日,我公司就易拉罐质量问题向制罐厂提出书面权利要求。(附书面证据)
3.制罐厂曾派其质检部×Ⅹ会同我公司人员去××地了解漏罐情况并取罐若干答应回去研究。
4.1990年8月-1991年9月期间,因我公司生产的易拉罐饮料在某地出现漏罐,我公司被×地中级人民法院、高级人民法院列为第三人时,我公司不断向法院提出要求将与案件有利害关系的制罐厂列为第三人。法院委托×商检局对易拉罐进行了检验,以法律的形式确认了易拉罐空罐存在着质量问题。
中发公司还指出:某制罐厂对其权利主张始终采取拖延和不理睬的态度,从法律上可以理解为对其索赔要求实质上是一种“默认状态”。
根据法律关于诉讼时效中断的规定,即中发公司每提出一次权利主张,诉讼时效就中断一次,据此,诉讼时效的重新起算应是经×地高院最后判决即1991年9月,那么经过1年到1992年9月诉讼时效才算届满,中发公司1992年8月20日向法院提起诉讼应在诉讼时效之内。
第五步,对于已超过诉讼时效和临近诉讼时效届满的客户的所欠帐款,应抓紧清理。
财务部门与销售部门的销售工作一般应是同步的,这种同步是建立在财务部以销售部开出的发票中的一联和其他发货、收款等等凭证做为记录客户“应收帐页”有关往来业务的依据。但实际情况则要复杂得多。对于一个成立不久的企业、或一种新产品、或开拓一个新市场的产品,由于消费者对其不了解,经销商往往对这个企业或产品信心不大,这种情况下的销售往往采取“代销”的形式,销售部不需开出发票,财务部则缺少直接的、针对这笔业务的相关记载,实际的记载主要来源于仓库的出库记录或出库凭证,或直接挂在业务人员的个人帐上,有时容易造成重复记帐。而一般的销售则如上所讲是以发票做为记帐的凭证的。关于运费、保险费及其他费用的财务记帐,实际中以卖方代办运输、保险等手续为多,一般做法是,卖方把有关货运单、保险费单等原件寄给对方,把复印件留做做帐的依据。
从以上财务作帐的基本程序来看,财务帐是有凭有据的,这种“凭”和“据”正是债务清理人员所需要的。当我们从财务拿到应收帐时,我们面对的只是一个抽象的收付方面及业务往来的时间、往来内容简述方面的记载,这些记载仅属某企业单方面的帐务记载,法律效力也不强,还需了解财务记帐的依据即原始凭证有哪些,包括:销售发票、能说明发货的发货单、铁路运输单,我方托收及对方承付的托收单承付单、汇票、保险单,如果有因质量或其他方面造成的破损,双方为此达成了某种协议,这种协议也是作帐、调帐、冲帐、坏帐的依据,此外还有卖方或买方业务员在买方或卖方的经过确认的私人借款、宣传广告费的有关凭据、厂地租费、劳务费支出的凭证等等,这些都是十分重要的可以说明双方业务往来的实际情况的有关凭证,所有的这些以上提到的或未提到的对说明帐务形成有说明证明作用的凭证,财务人员应在债务清理人员的指导下全面提供,越全越好同时在收集材料中应注意收集那些有对方签字的或由第三方如铁路、公路、保险等部门所签发的单据。如果发现有些作帐无原始凭证或一时难以找到的情况,应千方百计地从自己、有关业务员或对方查找,或作好有关记录。
在债务清理工作中常有这样的情况,即以本企业财务应收帐上记载的债权为依据向欠债单位追索时,对方往往置之不理或态度生硬地让讨债人员回去查清楚再讲,其中之一的原因就是发现财务对己方发生的调货、双方达成的有关涉及到双方债权债务的协议未在应收账上进行冲减或平账,这种情况与本企业的管理行为滞后,销售部与财务部未建立一种通畅的信息流通处理程序等情况有关,也反映了财务监督功能不够的毛病。如,中发公司业务员在某地客户处提走样品若干箱,并把剩下的饮料悉数调走,而回来后未及时汇报,财务应收帐上仍反映为债权若干,造成错误;又比如,中发公司在西北某市的债权1992年反映为近20万元,而后来通过其它途径了解到,早在1990年双方已就这20万元的货物的处理达成协议,协议认为:由于饮料出现大量漏罐,加之被当地工商部门、消费者协会等组织查封及销毁,这笔近20万元的货物的债权已经双方同意不复存在,并有双方法定代表人的签字和公章为证,而这份重要的协议财务未予作坏帐处理。从而造成财务记载与实际情况的脱节。
一所以.财务工作只有与债务清理工作人员密切配合,才能将这项工作做到有据可查