债务清理工作的目的是为了使债务发生的前前后后方方面面的情况清楚明了,只有这样,才能搞清债务发生的真正原因,以利于日后的实质债务解决工作。这项工作越详细越清楚越有利,那么怎样才能将债务发生的情况搞清楚呢?这除了从财务部门得到有关财务信息外,还与销售部门所能提供的销售信息密不可分。
1、要了解债务发生的情景,就先要了解销售部的一般工作程序:
销售部业务人员在销售前应对其生产部门的生产供应情况比如每口生产量、月生产量、最大、最小值等、仓储部门的库存量等·铁路、船运或公路运输部门的车皮、舱位、车辆供应情况、时间等有一个详细的了解,做到心中有数。在此基础上,无论是在本地或外地同客户签订供货合同后般情况下就进入了合同的履行期。
关于运输条款,一般有自提、送货上门、代办运输等,通常以卖方代办运输较为常见,这时销售人员应把合同中的一联交销售部存档,由销售部开单并与仓储部联系好提货事宜,凭单向仓库提取合同规定的品种、数量的货物,办好货物出库手续。如货物尚未生产出来,应及时告知生产部门交货的时间,监督其按合同规定的时间、品种、数量完成生产。这之后,业务人员或调度人员应及时与铁路、船运公司或公路等运输部门沟通,按合同规定的时限订好车皮、舱位等,填好货运单、发货单,其间向销售部开出发票,按约定办理货物运输保险等其他一些需办理的手续,并按合同规定及时将货物交付运输部门.并通知买方验货、接货,完成这些工作后一般就算履行了合同所规定的交货义务。如果是由卖方负责托收货款,卖方则需按合同规定的收款条件,备好货运单、保险单、发票等单证,委托相关银行收款;如果是款到发货,则需把这个程序颠倒.款不到不要发货,为此损失的费用要求对方承担。
从以上的程序可以看到履行合同所规定的卖方的义务需要卖方与其销售部门、生产部门、仓储部门、财务鄙门及运输部门协调好,这个工作不仅要在签订合同之前就做到心中有数,而且在履行合同过程中更要与这些部门保持密切联系,敦促其按约定完成任务,否则,违反合同的规定,影响合同的履行,导致卖方违约,也是最终引发债务纠纷的个因素。
二、作为债务清理工作人员,热悉以上销售部业务人员的工作运作程序,是搞好债务清理工作的基本条件之一只有这样,才能把债务发生的整个过程形象化、具体化从而弄清债务发生的原因。
三、债务清理工作人员通过财务部人员的工作,拿到了有关欠债客户的应收帐的记载,并针对应收帐页上记载的与客户业务往来的概述,重要的是向销售部及其他部门收集证明这些业务发生的有关凭证,从以上销售部的运作程序来看,销售合同、发货单、托运单、保险收据、发票、有关协议、往来业务电报、电话记录或其他的有关证明材料都应归入销售档案并从中可以查到。当然,一些企业由于管理制度不够健全,各客户的销售档案尚未建立起来或不全面完整给债务清理工作人员查找这些资料带来了很大困难,在这种情况下与销售部有关业务人员取得联系,通过业务人员的搜集或回忆,也能使这些资料尽可能地被查找出来。
三、为什么要查找这些资料呢?这些资料能说明什么问题呢?
1、合同、协议书、证明、会谈纪要、电报、电话录音、记录等
首先,双方签订的购销合同及对某个、某些问题达成的协议,诸如产品升降价的协议,广告宣传费的分担协议、如何付款的协议等及对合同起补充说明作用并得到确认的电报、电话记录等,这些都是最基本、最重要的证据,因这些资料是由双方有签约能力的人签字盖章即得到认可的·它们足可以说明和证明卖方和买方确实发生过基于这些材料所记述的业务关系,正是这些业务关系才使双方债务的发生成为可能。一般来讲,双方签定的合同或协议应条款齐全、清楚明了,债权债务关系明确,形式合法,真正对买卖双方起到行为准则的作用。但实际工作中,限于知识水平、习惯等多方面的原因,加之业务人员签约马虎、草率,原则条款多,使双方的行为事实上处于无约束的状态。所以合同漏洞很大,合同及协议的证明作用有时反倒不那么明显。但无论如何,我们仍需注意收集合同、协议等。
还有一种较为普遍的现象,买卖双方签订的所谓合同,只是对产品价格,每月的交货数量,付款方式,违约责任等一般交货条件做了一些原则性的规定,并在合同上写明今后的供货以双方的电报为准,那么以后的电报即是非常重要的证明材料,是实际的“合同”。
如果合同签订后由于情况发生变化,双方又签订了补充协议,那么原合同和补充协议就共同组成新的约束条款,这些补充协议可以证明变化了的债权债务关系。
实际业务中,买卖双方可能是老关系,他们之间的业务往来可能是长期的,他们之间的合同或协议可能有很多,这就需要债务清理人员按合同发生的先后次序把有关合同协议编号排队,找出双方在业务往来中哪一个合同的哪一个环节出了问题。特别要注意的是,由于双方是老关系,可能双方在最初业务往来时已经商定了对今后业务往来都适用的某些条款(这些条款在合同法中称为交货的一般条件),所以即使双方在以后的合同中未对其达成协议,但可能这些基本条款适用于这些业务往来,所以债务清理人员应积极主动并善于发现这些条款。
2、收款、承付、托收等凭据、汇票、支票等复印件
不论是款到发货,还是对方寄来汇票、转帐支票,还是托收承付,财务人员在收到款以后,或把有关托收、对方承付或拒付的复印件给销售部,这些可以说明买方已付全款或部分款项,所以债务清理人员应收集这些资料。
3、运输单据,包括铁路、公路、水路运输单据。货运单(特指运输部门签发的货运单)可以证明卖方履行合同义务—发货的情况,货运单上写有货物的总重量、发货日期、运费、发货人、收货人的全称地址等,如果货运单上的总重量发货时间等符合合同规定的运输条件,更可以藉此免除卖方在运输方面的责任。
A、保险收费收据
保险收费收据及保险单上列有保险人被保险人、保险交费人的名称、地址、保险金额、保险的时间、保险的事项及索赔条款等,通过这些资料可以证明卖方办理保险的情况通过这些情况,可以证明卖方(或买方)在保险条款上是否符合合同的规定,同时可间接证明卖方交货等履行合同义务的情况。
5、其他的一些资料,诸如卖方业务员证明货物损失、泄漏、完好等有关情况的材料,对方寄来的货物漏罐要求处理的信函、照片、电报等,保护消费者权益协会对产品质量所出示的公函、工商行政管理质量监督、卫生检疫等部门对产品及处理意见的有关证明,有关人员在买方或卖方借款的借据、收条,业务员在买方处因各种原因调货或提货做样品出据的收据等等,这些证明材料可以说明买卖双方在其往来业务中有关产品质量、数量的变化、货款的结算等与签订合同时所不同的、变化着的情况,正是这些变化了的情况可能就是双方产生争执及至最终形成债务的关键原因,所以,收集这些材料非常重要。
中发公司与内地某市糖业烟酒公司于1989年签订了份饮料购销合同,当该批饮料运抵该市后,被当地工商部门在例行检查中发现其中部分饮料的保质期已过,并发现该批饮料细菌指数超标、质量较差,为此,查封并销毁了这部分超标的饮料,并出据证明。那么,这份证明材料及相关事实在经确认后就具有非常大的作用,它可以证明卖方饮料当时的质量存在问题,如果正是这种质量问题引起了双方的“债”务纠纷,那么这份证明材料将可以说明双方的债务情况,并为此免除买方欠这部分销毁饮料货款的义务。
中发公司业务员在买方所在地由于所带经费不足以开展有关活动,经中发公司及买方领导同意,向买方借款5000元,并出据借据,那么买方在告知中发公司并在未得到否定意见的前提下理所当然就可以从应付货款中扣除这5000元的借款,所以这份借据在证明中发公司与买方的债权债务关系方面起着不可忽视的作用,值得注意的是,这种现象在业务往来中是经常出现的,而且由于帐务处理及报帐的滞后,使得债务问题、结算问题纠缠不清
四、通过销售及有关人员的回忆来了解债务形成的详情
管理制度较健全的企业一般都设有较齐全的客户销售档案,债务清理人员通过翻阅、审查、收集这些档案中的资料加上有关其它途径收集的资料,就可以比较全面地收集到债务情况及详细资料,但是这些资料仍是较难还原债务发生的具体细节的,如果债务清理人员能向当时的经办业务员了解当时的业务发生情况,通过业务人员的回忆,这些资料往往就能“活”起来,有时更可以补充资料的不足,查遗补漏。对于管理制度特别是销售管理制度尚欠健全的单位,这里主要是指销售档案尚未建立,资料零散甚至是丢失的情况,而当时的业务经办人已离开公司的情况下,通过某种方式找到经办人,通过经办人的回忆、描述,往往能对业务、债务发生情况有一个较全面的了解,在这种情况下的“回忆”、“描述”就显得尤为重要。
做这项工作首先应有思想准备,因为经办业务人员可能已经离开了原单位,地址不详;即使找到了经办业务员,他们也可能有抗拒心理,可能因涉及到自己的或他人的经济利益而不愿意与债务清理人员合作。这些,债务人员要有充分的思想准备。
中发公司由于市场、产品质量、业务人员的管理等多种原因被外单位拖欠货款非常严重,企业面临倒闭危险,所有业务员也先后离开公司,摆在债务清理人员面前的是一堆烂帐。针对原业务经办人几乎一个不剩的情况,债务清理人员通过人事部门及其他多种途径,了解到某些债务纠纷的原经办人现在所在的单位、家庭地址、电话等,并与其取得了联系。一般来说,原经办人出于种种原因,不愿谈及自己经办的业务情况,债务清理人员应晓以利害、宣讲有关法律知识,与之建立一种合作关系,消除其怕承担责任的顾虑,一旦发现原经办人有个人经济问题,更应要其讲清楚,必要时以法律手段解决。对原经办人的回忆、叙述应详细记录,必要时进行录音、录像等,并要求其在记录材料上签名
经过债务清理人员耐心的工作,有些经办人甚至提供出其带走或保留的有关材料,给债务清理工作带来一线曙光。如,西南某市服务公司1989年与中发公司签订一份饮料购销合同,到1992年债务清理人员从公司财务应收帐上发现该市服务公司仍有6000多元的欠款,遂与该服务公司取得联系,该服务公司否认自己有欠款行为,并出示中发公司原经办人陈×开据的“已提走货款若干,剩下价值6000多元的余货由陈×运走”的证明,经确认这份证明后,债务清理人员又通过多种途径了解到陈×的家庭住址后上门求证,但陈×以种种借口避而不见,经三番五次地上门,陈才答应见债务清理人员,经债务清理人员的开导和启发并出示服务公司提供的那份陈×的“证明”,陈×回忆了当时在某市开展业务活动的前前后后,并仔细辨认某市服务公司提供的证明,当即否认上面所写的“剩下价值6000多元的余货由陈×运走”这几个字的笔迹不是出自自己的手,而是别人模仿的,并要求予以澄清;债务清理人员对此严肃而明确地指出陈×要对自己所说的话负责,并承担法律责任,但陈ⅹ坚持说字迹系他人仿写,清债人员在记录陈×的话并由陈×签字后要求有关部门鉴定,鉴定结果表明“余货由陈×运走”等字确系模仿陈×的字迹,这样,基本事实已调查清楚。
西安某公司在中发公司应收款帐页上反映有18万元左右的欠款,当债务清理人员几经周折找到有关负责人刘某时,刘某经回忆记得1991年曾与该公司有过对其中12万元货款处理的协议并要求财务冲帐,债务清理人员在找不到这份协议的情况下,向对方通过信函联系拿到这份协议,果如其所说。遂报董事会并财务部,将这其中的12方元该冲帐而未冲帐的做了冲帐处理。
以上的例子说明,取得原经办人的信任和支持,通过原经办人的回忆取得有关信息是多么重要,它可以为清债带来很多其它途径所难了解到的线索。
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