利用信函收款是指收款人通过向欠款人发出收款要求的信函、传真等书面的形式，使对方收受后给予付款，最后达到收回债款和清理债务的目的。
郑通是一名销售人员，最近，他们公司销售部重新划分了客户区域，郑通的手中也增添了两家新客户。本来，多了两家客户可以完成更多的销售任务，应该是件好事。可是，因为其中有一家A客户拖欠回款是出了名的，此时的郑通除了头疼，还是头疼。
8月底，郑通给客户们打了一圈电话，向他们催收这个月的回款。大部分客户的回款情况还算不错，只有A客户借口说资金紧张，过一段时间再回。郑通很清楚，这又是A客户的拖延付款的理由而已。后来又打了几次电话，对方开始的时候还只是敷衍，到最后连电话都不接厂。
而当郑通上门收款的时候，对方也是躲起来不见人。在不得已的情况下，郑通尝试着向对方发催款函来试试运气。第一封催款函郑通写得非常礼貌，言辞也很诚恳。可发出三天后却一点消息都没有。后来，郑通又写了第二封，这一封在言辞上就有一些严厉了，并警告对方如果再不付款将承担违约责任。随后，在第二天下午，郑通又发了第三封催款函，在这封催款函中，郑通向对方限定在三天之内回款，否则，他就将此事委托律师，让律师帮自己进行追讨。而到时候所形成的一切后果，都将由A客户承担。
没想到，第三封催款函发出不到一天，A客户便打来电话，主动地和郑通商量起回款的问题。到最后，虽说A客户所欠的回款并没有完全收回，可还是有大部分的回款打到了郑通的账上。
事后，郑通也在心中暗喜，看来催款函的作用还真是不能小觑啊!
采用信函催收的方法进行回款具有以下好处：
(1) 经济实用，有利于提高催款效率
首先，信函催收法既便于催款人掌握和操作，又便于催款人就地就近采用。其次，信函催收法可减轻催款人在人力和财力上的负担，尤其是在欠款人相对分散、路途遥远的情况下，采用信函催收法既可减少催款人在人、财、物上的浪费，又可提高催款效率，达到远债近讨的目的。
(2) 免伤和气，便于改善关系
一般而言，书面往来是一种较通用和正式的联络或联系方法，尽管信函在这里被用于索催款，但比较而言，这种催款方法不像催款人径直上门催款那般咄咄逼人。所以，信函催收法易于被欠款人接受。此外，信函催收法避免了催款人与欠款人之间的正面接触，从而可以减少摩擦、缓解矛盾，为化解纠纷创造条件。
(3)作为应急手段，便于及时中断诉讼时效
在清理债权债务的实践中，有时会遇有如下情形：①催款人不了解诉讼时效方面的法律规定，缺乏紧迫感，以致应受法律有效保护的权利行将超过诉讼时效；②催款人虽了解诉讼时效，但由于工作失误或急于催款清欠，使得催款人诉诸人民法院保护其权利的期限即将届满。上述两种情形均有可能导致催款人丧失请求人民法院保护其权益的机会。为防止催款人丧失诉讼权，采取信函催收法便可取得事半功倍的效果。例如，在诉讼时效即将届满前，催款人可及时向欠款人发送索债公函，从而使诉讼时效暂时中断，这就为进一步催款赢得了时间。
(3) 便于催款人收集和保存证据
催款人可通过信函催收法敦促或诱使欠款人复函或回电，此时催款人可将欠款人承认债务或答应清欠的函电归档备案，作为进一步催款或打官司的书面证据。尤其是在催款人缺乏权利证据的情况下，信函催收法就颇为奏效。例如，甲曾以君子协议的方式从乙处借走1万元，事后，甲并未在口头约定的期限内还款，而是一拖再拖。事出无奈，乙欲打官司，但又无任何证据，于是乙便前后向甲寄发了10余封索款信函，最终乙收到了甲发来的函电，函电称近期先还款7万元。乙遂以该函电作为证据向人民法院起诉，进而讨回了全部欠款。
在催款实践中，信函催收法主要适用于以下情形：
(1)催款人与欠款人一直保持着业务往来，且关系较为密切，或者将要发展某些业务关系；
(2)债权债务关系明确，且争议不大或无任何争议；
(3)债权金额不大，且欠款人具有一定的偿债能力；
(4)催款人与欠款人相距甚远且交通不便，或欠款人众多且相对分散。
(5)催款人意欲收集和保存书面证据。
遇有上述情形，催款人便可使用信函催收法。催款人也可因地制宜或运用信函催收法的具体步骤如下：
(1)确定适用对象
为做到有的放矢，催款人在运用信函催收法之前，应先分析适用本法的条件并权衡利弊，然后根据债务的轻重缓急，有选择地确定适用对象。
(2)明确函件的送达方位
催款人确定适用对象后，就要进一步落实送达方位。所谓送达方位，即欠款人能够接收函件的详细地址(包括邮政编码、住址、传真号等)。具体地说，如欠款人是公民的，催款人不但要了解该欠款人住所地的地址，还要了解其经常居住地的地址；如欠款人是法人的，催款人要了解该法人的主要管理机构和其分支机构所在地的地址，还要了解其法定代表人的通信地址；如欠款人不在中华人民共和国境内的，催款人还要了解其在国外的通信地址，等等。
在催款实践中，通常采用的函件名称主要有《催款通知书》、《清欠督促公函》、《法律意见书》、
(3)拟定函件的名称和内容
《限期还款书》、《授权声明》、《司法建议书》、《律师公函》、《法律顾问建议书》、《索款声明》、《清理债权债务公文》、《清债协商公'函》等。催款人可根据案件的具体情况选择采用上述函件名称，也可另定名称。一般而言，“通知书”、“意见书”、“建议书”、“协调公函”等是既礼貌又正式的函件形式，适用于初次函件催款的情形或用于已有较密切业务往来的欠款人，而“限期还款书”、“索款声明”、“授权声明”等用语则颇具火药味，一般适用于向那些“钉子户”发送催款函件。
催款函件的内容主要有以下几项：①欠款人的称谓。如欠款人的姓名、法人或者其他组织名称、法定代表人或者主要负责人的姓名等：②信款或索债所根据的事实和理由。如债权债务关系的基本情况及其法律依据，欠款人拖欠债款或拒绝履行义务的事实根据，催款人据以催款的法定理由等；③具体的请求或要求。如欠款人对函件应予答复的限期，欠款人应予偿还的具体金额(包括违约金、银行利息等)，欠款人应当履行偿债义务的方式及最后期限等。当然，催款函件的内容因催款人选择的函件方式而有所增删。例如，当催款人向故意拖欠债务的当事人发送催款函件时，函件可加上“欠款人逾期偿付欠款应承担相应的法律后果”以增加力度。
因事制宜，将信函催收法适用于其他情形。例如，对债权金额较大的案件或与催款人关系不甚密切的欠款人，催款人也可用信函催收法进行投石问路，然后根据反馈的信息进一步规划催款方案。
催款人在完成上述步骤后，如需制作公函的，即可按一定的格式誊写或打印函文。公函制作完毕后，催款人应在函文尾部标明发函日期并签名或者盖章，然后再交付邮寄或直接发送。
催款人在运用信函催收法时，应注意以下儿点：
(1)催款人在拟写催款公函时，应有专业人士把关，从而使公函用语更为严谨和准确。此外，律师在参与拟定催款公函的过程中，会使用更多的法律用语，从而增强了催款公函的震力。
(2)对较难清理的债务，催款人可聘请律师向欠款人发送律师专函，或在催款人发送的催款公函的尾部加署受聘律师或法律顾问的姓名，以示催款公函的严肃性，并表明催款人清理债务的决心以及进一步采取法律手段的可能性。
(3)催款人应妥善保存催款函件的原件或复印件等，以备日后查验在诉讼中使用：对旨在中断诉讼时效而发送催款公函时，应采用挂号信的方式，以便在因诉讼时效发生争议时有案可查。此外，欠款人的复函或回电也是重要的书面证据，催款人应妥善保存。
(4)在实施信函催收法之前，应拟定进一步的催款实施方案，一旦信函催收法未能奏效，催款人即可诉诸人民法院，以确保及时有效地实现债权。
手机二维码