(一)建立合同管理部门的重要性
合同及其他有关资料是当事人之间存在债权、债务关系的证明文件合同的内容将直接决定债务能否收回、收回多少及收回的难度。没有这个依据就没有胜诉的可能。有些企业临到债务追讨时都找不到材料,巧妇难为无米之炊,这种情况下恐怕只能靠运气讨债了!
(二)合同管理部门的职能
1、签署合同
签署合同是件专业性、技术性很强的工作,在签署合同中应注意以下几个方面的问题:
(1)我方签署合同的人员一定要是对法律很精通的人员,特别是第一次签订合同的时候。
法律的内容很复杂,仅一个术语的解释就可能会产生多种不同的版本。如保证,有一般保证和负连带责任保证两种,这两种保证所承担的责任完全不同。还比如免责条款,有些免责条款是法律所禁止的,有些则是法律明文规定的,无论是否约定都不能否定。再如货物风险转移,有些是从交付到买方工厂时转移,有些则从一签订合同时就转移。如果不是对法律很精通的人,很容易被对方在合同中故意设置陷阱。
(2)审查合同的主体是否合格
如果合同主体不合格,那么所签订的合同书无效。在谈判正式开始之前,要认真搞好主体审查,看对方有没有资格做这笔交易。看对方的营业执照,了解其经营范围,以及对方的资金、信用,经营情况,其项目是否合法。如果他有担保人,也要调查担保人。
一般来说,重要谈判、签约人应是董事长或总经理或企业法人。但是,对于具体的业务谈判,出面签约的可能是某业务人员或推销员等,这时候,也要检查签约人的资格。如了解对方提交的法人开具的正式书面授权证明,常见的有授权书、委托书等,了解对方的合法身份和权限范围,以确保合同的合法性和时效性。
审查对方是否具有签约资格,一定要一丝不苟,切不可草率行事。对签约的另一方进行资信调查,了解对方具体情况是十分必要的。另外,不能轻易相信对方的名片,有时候,名片头衔很大,实际上却是空的。此外在涉外商贸谈判中,要注意把子公司和母公司分开,若与子公司谈判,不仅要看母公司的资信情况,更要调查子公司的资信情况,因为母公司对子公司不负连带责任。
(3)主动起草合同文本
当谈判双方就交易的主要条款达成一致以后,就进入合同签约阶段。一般来讲,文本由谁起草,谁就掌握主动权。因为口头上商议的东西要形成文字,还需要一个过程。有时候,仅仅是因为一字之差,意思就有很大区别。起草一方的主动性在于可以根据双方协商的内容,认真考虑写入合同中的每一项条款,斟酌选用对己方有利的措词并有权解释有关条款所以,在谈判中,应重视合同文本的起草,并尽量争取起草合同文本的权利。
起草合同文本还可做许多工作。例如,不仅要提出双方协商的合同条款,及双方应担负的责任和义务,而且还要全面而细致地讨论和研究所提出的条款。搞清楚在哪些条款上不能让步,在哪些条款上可作适当的让步,以及让步多少等等。这样,双方就拟定合同的草稿进行实质性的谈判时,就掌握了主动权。
(4)合同必须有完备、严密的条款
合同的条款一般包括以下内容:
当事人的名称或者姓名和住所;标的,数量,质量,价款或者报酬,履行期限、地点和方式,违约责任,解决争议的方法。当然对于各种具体的合同,可以参考工商部门或有关主管部门所制作的格式合同,如建筑管理部门有建筑施工合同文本。对于谈判所涉及的数量、质量、货款支付以及履行期限、地点、方式等,都必须严密、清楚,否则会造成不可估量的经济损失,合同太笼统了也不利于合同的履行。例如我国北方某企业向南方某公司购买了一批奔腾机芯的电脑,注明原机主要部件须为进口产品,而南方电脑公司提供的机器除机芯为进口产品外,其他部件均系国内组装产品。因为原合同用语“主要部件”表意含糊不确切,导致了本想购买一批进口主机的北方企业买了一批国内组装产品。
合同条款的严密性主要体现在以下方面:
①签订的合同对商品的标准必须明确规定有国家标准的,按国家标准执行,没有国家标准而有专业标准的,按照专业标准执行;没有国家、专业标准的,按企业标准执行。如果有其他方面的问题必须写明。
例如,北京有一个单位与一家蔬菜公司签订的合同主要部分只有7个字:“大白菜20万斤。”但白菜运到买方场地后买方认为其不符合他的要求,拒不收货付款。最后,因购货方没有明确质量标准,只能自食苦果了。
签订合同时,对于双方在买卖过程中所牵连到的商品,它的名称必须准确而规范。若国家统一了名称的用国家统一的名称,若没有国家统名称的谈判双方应该统一名称,必要时还要留存样品。因为有时候一物异称、异物同称的现象是很普遍存在的。
②签合同不仅要做到字斟句酌、反复推敲,而且要注意合同的条款有无重复,或者前后是否自相矛盾,以免使对方钻了空子。
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